E-Mail Spamfilter funktionsweise

Wie E-Mail Spam Filter funktionieren und was es als Websitebetreiber zu beachten gilt.

Zum Grundumfang einer Webseiten gehört ein in der Regel ein Kontaktformular oder eine andere Art der Formular-basierten Interaktions-Möglichkeit durch den Webseitenbesucher. Für die Übermittlung dieser Daten an den bspw. den Webseitenbetreiber gibt es viele Möglichkeiten. Dazu zählen u. a.:

  • Die Speicherung der Daten in einer Datenbank.
  • Die Übermittlung der Daten über eine API an ein anderes System (CRM, ERP, etc.).
  • Der automatisierte Versand per E-Mail.

Diese Prozesse können einzeln oder nach Belieben auch kombiniert werden.

In diesem Beitrag soll es um letzteren gehen. Der Versand von E-Mails stellt die wohl am beliebteste und am häufigsten eingesetzte Form dar.

Bei einer Fehlkonfiguration kann es jedoch schnell dazu kommen, dass die gesendeten E-Mails im Spam-Ordner landen oder noch schlimmer schon vorher herausgefiltert werden und nie im Ziel-Postfach ankommen.

Wieso landen E-Mail überhaupt im Spam Ordner?

Dafür gibt es keine pauschale Antwort. Jeder E-Mail Hosting Anbieter hat die Möglichkeit eigene Spamregeln festzulegen und diese zu gewichten. Zudem hat auch noch der Empfänger die Möglichkeit E-Mails von bestimmten Absendern zu blockieren.

Es gibt also keine Garantie für eine spamfreie Zustellung. Möchten sie die Zustellrate jedoch möglichst hochhalten, gibt es einige Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten.

Absenderverifizierung über SPF-Einträge im DNS Record

Ohne großen Aufwand kann jeder eine E-Mail von einer beliebigen Absenderadresse verschicken. Dazu muss lediglich die gewünschte E-Mail-Adresse als Absender eingetragen werden. Sowohl über die meisten E-Mail-Clients als auch über fast jeden Webserver ist dies in wenigen Sekunden möglich.

Beim Versenden der E-Mail erhält der Eingangsserver neben der Absender-E-Mail und dem Inhalt auch die Information von welchem Server die E-Mail versendet wurde.

Mit diesen beiden Daten kann der Spamfilter nun überprüfen, ob die E-Mail von einem legitimierten Absender versendet wurde. Dies geschieht automatisiert über eine Abfrage des sogenannten SPF-Eintrags. SPF steht dabei für „Sender Policy Framework“ und kann in der DNS-Konfiguration ihrer Domain konfiguriert werden.

Gerade bei dem Einsatz von externen Dienstleistern (Amazon SES, Mailgun, Mandrill etc.) sollten also sicherstellen, dass die Absenderadresse richtig gesetzt ist und die Domain über einen gültigen SPF-Eintrag verfügt. Viele Formulare sind dahingehend falsch konfiguriert, dass die E-Mail-Adresse des Webseitenbesucher als der Absenderadresse der Mail gesetzt wird. Darauf sollten Sie unbedingt verzichten und diese Adresse, wenn überhaupt als „Reply-to:“ Adresse setzen.

Authentifizierung über DKIM-Einträge im DNS Record

DKMI steht für Domain Keys Identified Mail und stellt ebenso eine DNS Authentifizierungsverfahren dar. Dazu wird der Mail eine signiert und später über den öffentlichen Schlüssel der Domain abgeglichen.

Dedicated IP Addresses

Sollten sie sich für den Versand über einen externen Dienstleister entscheiden, wird in die Einrichtung einer eigenen IP-Adresse kostenpflichtig mit angeboten. Dies muss aber nicht immer positive Auswirkungen mit sich bringen, denn die „neue“ IP wurde durch Scoring-Systeme noch nicht bewertet. Amazon hat die Vor- und Nachteile von eigenen IP-Adressen in einem guten Artikel zusammengefasst.

Hacked Webserver und Blacklists

Über den Blacklist-Lookup-Service von MxToolbox können sie prüfen, ob die Domain auf einer Blacklist gelistet wird. Wir empfehlen ihnen diese Prüfung in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Sollte die Domain auf einer Blacklist gelistet sein, empfiehlt sich der Wechsel des E-Mail Servers. Zudem sollte geprüft werden, ob z. B. der Webserver kompromittiert und über ihn Spammails versendet werden.

Zusammenfassung

Eine hundertprozentige Zustellgarantie gibt es nie. Ein Beispiel: Die Telekom blockiert unverständlicherweise alle E-Mail die einen gekürzten Bitly Link enthalten. Mit den oben genannten Maßnahmen kann die Zustellrate dennoch deutlich gesteigert werden.

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